Een team dat je niet hebt, en een doelgroep die je niet kent

Binnen bedrijven wordt heel verschillend naar AI gekeken. De een is bang dat het zijn baan inpikt. De ander gebruikt het om snel en makkelijk een taak van zijn lijstje te strepen. Weer een ander ziet een procesversneller, iets waarmee structureel efficiency te winnen valt. En dan heb je nog degene die AI behandelt als een collega.

Bij die laatste hoor ik. Ik werk niet met AI-tools, ik werk met een AI-team van zestien collega’s. Dat is niet ontstaan uit liefde voor technologie, maar uit een probleem dat waarschijnlijk ook het jouwe is.

Vraag een marketeer, een accountmanager of iemand van customer experience waar hij last van heeft, en het gaat zelden over technologie. Het gaat over twee dingen. Er is te weinig capaciteit om uit te voeren wat bedacht is. En er is minder bekend over de klant dan iedereen toegeeft. De marketeer gokt naar wat aanslaat. Sales loopt tegen bezwaren aan die niemand zag aankomen. CX ziet klanten weglopen zonder dat helder is waarom. Een team dat je niet hebt, en een klant die je niet echt kent. Daar zit de pijn.

Van die tweede manier van kijken word ik onrustig. Mailtje in ChatGPT, “maak dit even wat professioneler”, antwoord terugplakken. Dat is denkwerk uitbesteden. Je wordt er niet productiever van, je wordt er luier van.

Ik doe het precies andersom. Niet een tool die mijn werk overneemt, maar collega’s die mijn denken toetsen. Ava schrijft mijn teksten, Olivia denkt mee over strategie, Emma bouwt mijn trainingen, Max onderhoudt mijn websites. Ze hebben allemaal een naam, een vakgebied en een kennisbasis.

Ik werk fulltime bij Marketing Guys, waar ik mijn team ook voor klanten inzet. Daarnaast heb ik mijn eigen BV, van één persoon, waaruit ik trainingen en workshops geef. En ik help mijn dochter met haar bedrijf: websites, YouTube-kanalen, Meta-campagnes. Meer werk, minder tijd. Op papier is dat niet te doen.

Toch komt het eruit. Niet omdat ik harder werk, maar omdat ik het niet meer alleen doe. Ik geef aan welk resultaat ik wil, mijn team gaat aan de slag, ik beoordeel en stuur bij. Ik ben de dirigent, mijn AI-team is het orkest. En ik durf de stelling wel aan dat ik in de marge van mijn week meer verzet, en sneller lever, dan menig marketingteam van vijf tot tien mensen. Die claim moet ik bewijzen. Dat doe ik met de workshop zelf.

Het klantpanel dat niet bestaat

Voordat er ook maar één deelnemer was ingeschreven, had ik mijn workshop al voorgelegd aan vier mensen. Marieke, Jeroen, Saskia en Erik.

Marieke is marketeer, Jeroen doet sales, Saskia zit op customer experience. Precies de drie rollen waarvoor de workshop is bedoeld. Erik is de CMO die het budget tekent en zijn mensen twee dagen moet missen. Geen van vieren bestaat. Het zijn AI Personas, gebouwd op deep research en vier koopvragen die ik altijd stel. Wat is het triggermoment dat de zoektocht in gang zet? Wanneer is het voor deze persoon een succes? Welke drempels en bezwaren ziet hij? Waarop baseert hij zijn besluit? Dat levert geen beschrijving op van wie iemand is, maar van hoe iemand beslist.

Ze waren kritisch. Erik het meest. Zijn punt: als mijn mensen twee dagen wegblijven, wil ik weten wat er terugkomt. Daarom eindigt dag 2 nu met een sponsorrapportage. Eén A4, drie vragen. Wat heb ik gebouwd, wat doe ik de komende zes weken, wat heb ik van jou nodig. Binnen vijf werkdagen naar je leidinggevende.

Marieke, Jeroen en Saskia legden een ander probleem op tafel, en dat kende ik uit de praktijk. Drie weken na een training weet je niet meer hoe je het geleerde moest toepassen. Het schrift gaat de la in. Dus bouwde Max bouwjeaiteam.nl, met een besloten deelnemersomgeving waar alle prompts, opdrachten, custom instructions en documenten overzichtelijk bij elkaar staan. Ook in november nog.

Een workshop die is bedacht, getoetst en gebouwd door een AI-team. Over een methode om een AI-team te bouwen. Practice what you preach.

Wat er misging

De eerste editie draaide in mei. Ik ga niet doen alsof alles vlekkeloos ging.

Deelnemers doen op dag 1 twee keer deep research, en mijn advies was om daarvoor Perplexity te gebruiken. Wat ik niet had gecheckt: in de gratis versie werkt die functie niet. Dus weken mensen uit naar ChatGPT, waar één onderzoek ruim veertig minuten draait. Dat kostte kostbare tijd.

Eén deelnemer schreef iets in de evaluatie wat me is bijgebleven. Hij wilde niet alleen de kant-en-klare prompts, hij wilde begrijpen hoe zo’n prompt is opgebouwd. Want dan kan hij er zelf een maken. Volkomen terecht. In de volgende editie leg ik de opbouw uit terwijl het onderzoek draait, en bouwen deelnemers op dag 2 zelf een specialist die niet in mijn materiaal voorkomt.

Dat is dezelfde cyclus die ik deelnemers leer: gebruiken, beoordelen, bijstellen. Ik pas hem ook op mezelf toe.

Twee dagen, drie collega’s

Op dag 1 onderzoek je eerst wie je organisatie en je doelgroep echt zijn, en daarna bouw je. Je gaat naar huis met twee werkende assistenten. Niet met aantekeningen, met collega’s.

Dan zit er een week tussen. Die week is het punt. Je gebruikt ze op echt werk, en je merkt vanzelf waar het schuurt. Op dag 2 komt iedereen terug met een voorbeeld dat werkte en één dat niet werkte. Beide zijn even bruikbaar. We bouwen een derde assistent, een specialist naar keuze, en je leert hoe je ze traint en uitbreidt. En hoe je je collega’s meeneemt, want een AI-team dat alleen op jouw laptop draait is geen organisatieverandering.

Tot slot

AI maakt je niet lui. De manier waarop je het gebruikt, dat maakt je lui. Het verschil zit in één vraag die je jezelf bij elke output stelt: zou ik dit ondertekenen met mijn naam? Zo niet, dan is het niet af.

Je vakmanschap wordt hier niet kleiner van. Het wordt toetsbaar. Je weet al jaren wat je klant beweegt. Nu kun je het ook nagaan, bijstellen en herhalen.

Je hoeft geen team te hebben om als een team te werken.

Waarom alles zelf doen als je vandaag nog collega’s kunt bouwen?

Wil je je eigen digitale AI-team bouwen? Bekijk de training Bouw je Digitale AI-team bij Beeckestijn Business School met docent Mark van Horik. Ontdek hoe je AI-collega’s ontwikkelt die meedenken, onderzoeken, creëren en uitvoeren. Je gaat naar huis met direct inzetbare assistenten voor jouw werk.