IT & digitale transformatie: 6 succesfactoren

Digitale transformatie is niet langer een buzzword, maar een noodzaak geworden voor organisaties om te overleven en te groeien in de moderne zakenwereld. Een belangrijk aspect van deze transformatie is de samenwerking tussen de IT-afdeling en de gebruikersorganisatie  (het geheel van mensen en middelen dat zich bezighoudt met de bedrijfsprocessen). Terwijl de gebruikersorganisatie hoge verwachtingen kan hebben van de IT-afdeling, is het net zo belangrijk dat IT-verantwoordelijken opbouwend kritisch zijn ten opzichte van hun collega’s in de business.

In dit whitepaper van Anton Dijkhuis lees je de zes succesfactoren die de basis vormen voor een succesvolle samenwerking tussen IT en gebruikersorganisatie bij het realiseren van (technologische) innovatie.

Succesfactor 1. Partnership

Om de productiviteit en innovatie van organisaties te verbeteren, is het van belang dat financials, gebruikers, management en zowel interne als externe IT-leveranciers samenwerken als kritische partners. Een succesvolle samenwerking tussen gebruikers en IT-medewerkers, via een proces van business IT-alignment, kan ervoor zorgen dat de IT-afdeling procesveranderingen sneller kan faciliteren.  

Het belang van partnership kan zowel voelbaar als meetbaar zijn, bijvoorbeeld door middel van de net promoter score (NPS), die de top of mind IT-tevredenheid met automatisering aangeeft. Het is daarom belangrijk om periodiek de wederzijdse tevredenheid te meten, te bespreken met de gebruikersorganisatie en samen te werken aan verbeterpunten.

Tegelijkertijd moeten IT-medewerkers worden uitgedaagd om zich in de gebruiker te verplaatsen, bijvoorbeeld door de vraag te stellen: “Hoe zou jij je voelen als je door trage systemen je werk niet op tijd afkrijgt?”

Succesfactor 2. Bijdrage aan productiviteit

Als de bedrijfsapplicaties de primaire processen goed ondersteunen, kan informatietechnologie enorm bijdragen aan de productiviteit van de organisatie. De productiviteit zal toenemen als gegevens zo efficiënt mogelijk worden vastgelegd, in zo min mogelijk bedrijfsapplicaties én op passende randapparatuur.

De IT-afdeling kan de datakwaliteit bewaken door te controleren of gegevens op het juiste moment, correct en volledig worden vastgelegd. Dit is van groot belang voor het genereren van goede managementinformatie, die wanneer mogelijk kan worden gecombineerd met big data.

Een goede IT-afdeling begrijpt de informatiestromen in de keten en kan gebruikers en ketenpartners duidelijk uitleggen welke toegevoegde waarde zij op dit vlak kunnen leveren. Breng daarom in kaart met welke partners gegevens worden uitgewisseld en onderzoek of deze uitwisseling efficiënter kan verlopen.

Succesfactor 3. Bijdrage aan innovatie

IT-afdelingen kunnen echt helpen om organisaties te innoveren, zowel in grote als kleine stappen. Maar het is belangrijk dat ze goed nadenken over welke rol ze willen spelen in verschillende situaties. Soms moeten ze de leiding nemen en soms kunnen ze het beter overlaten aan de bedrijfsleiding.

Als de IT-tevredenheid bijvoorbeeld niet zo hoog is, is het slim om eerst de oorzaken daarvan op te lossen. Pas als dat is gebeurd, kunnen ze weer meedenken over nieuwe ideeën voor de business.

Een innovatieve IT-afdeling kan veranderingen in bedrijfsapplicaties snel en flexibel doorvoeren, omdat ze goede IT-competenties en architectuur hebben. Als ze dat goed doen, ziet de gebruikersorganisatie echt de waarde van IT en de IT-afdeling.

Maar één ding moet duidelijk zijn: innovatie is geen IT-project.

Succesfactor 4. IT-competenties

Om een organisatie succesvoller te maken met IT, moet zowel de interne afdeling als de externe dienstverleners over uitstekende IT-competenties beschikken. Deze competenties gaan echter verder dan alleen technische kennis. Innovatieve IT-afdelingen houden hun strategie up-to-date, werken succesvol samen met andere afdelingen en hebben de informatiebeveiliging op orde conform ISO 27002/2013.

Zelfs als IT-dienstverlening (gedeeltelijk) is uitbesteed, moeten de juiste competenties nog steeds aanwezig zijn. Dit vereist inhoudelijke kennis en interpersoonlijke vaardigheden in alle organisaties.

Als je succesvol wilt zijn in organisatorische en technische innovatie, is het belangrijk om te werken in projecten. Veel innovaties worden namelijk gerealiseerd in projecten waarbij meerdere afdelingen samenwerken. Het is dus cruciaal dat iedereen die betrokken is bij zo’n project weet hoe ze hieraan moeten bijdragen en hoe ze moeten samenwerken om tot het gewenste resultaat te komen.

Succesfactor 5. Stabiliteit en continuïteit

Veel bedrijven zijn super afhankelijk van IT voor hun kerntaken. IT heeft dus een gigantische impact. Daarom is het belangrijk dat alle IT-diensten altijd werken, ook als je ze niet direct ziet. Het moet gewoon goed geregeld zijn. Zo moeten dingen zoals het leveren van computers en het verhuizen van afdelingen soepel verlopen en moeten de bedrijfsapplicaties altijd boven een bepaald niveau presteren. Maar omdat de technologie razendsnel verandert, is het slim om samen te werken met externe partijen die kennis hebben van de nieuwste ontwikkelingen.

Sommige bedrijven veroorzaken onbewust zelf problemen door zich te richten op een bepaald percentage van hun omzet dat aan IT mag worden uitgegeven. Hierdoor kunnen ze vast blijven zitten in oude systemen die steeds meer problemen geven. Om deze negatieve spiraal te doorbreken, zijn juiste technische maatregelen op korte termijn, leiderschap en het opstellen van een IT-stappenplan met financiële onderbouwing nodig.

Succesfactor 6. IT-gerelateerde financiële zaken

IT kan gezien worden als een kostenpost of juist als een manier om productiviteit en innovatie te stimuleren. Het is in ieder geval belangrijk om de kosten en investeringen in IT goed te beheren. Veel IT-afdelingen vinden het fijn als de financiële afdeling hierbij helpt. Dit versterkt niet alleen het imago van IT in de organisatie, maar zorgt ook voor voorspelbaarheid en professionaliteit in het IT-management.

Het is niet verstandig om IT alleen te sturen op financiële normen. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen kosten en investeringen voor ‘running the business’ en voor ‘changing the business’. Het IT-budget wordt dan veel meer bezien als een ‘businessbudget’ en wordt daardoor minder vaak bekritiseerd dan het klassieke IT-budget. Naar schatting rapporteert ongeveer driekwart van de IT-verantwoordelijken aan de financiële afdeling. Als zij samenwerken en nadenken over het IT-plan, de uitgaven en de IT-subsidies, dan vormen ze een geweldig team.

Dit artikel is een bewerking op het whitepaper ‘De zes succesfactoren voor digitale transformatie’ van Anton Dijkhuis.