Agile werken is meer dan scrum en lean

Veel bedrijven omarmen het agile gedachtengoed. Maar toch gaat het vaak mis. Agile is een containerbegrip geworden. Er zijn veel misverstanden over agile werken. Niet alles wat agile genoemd wordt, is daadwerkelijk agile. Hoe komt dat en wat kan je eraan doen? Adrie Dolman vertelt in deze podcast onder andere over het begrip, de mindset, valkuilen van agile werken. 

Definitie agile

Laten we beginnen met de vraag: wat is agile? Agile werken is een manier van denken, een overtuiging, waarbij je bij het doen van nieuwe dingen vertrouwt op data en opinies. Hierbij loop je het risico tijd en geld te verspillen. In een snel veranderende wereld wil je als organisatie geen tijd en geld verdoen aan activiteiten die niet tot waarde leiden. Bij agile werken gaat het over ‘inspect & adapt’ – je probeert iets uit, kijkt wat er gebeurt en past waar nodig aan. Empirisch denken staat hierbij centraal. 

Toekomstplannen maken

In het verleden werden er door bedrijven plannen gemaakt waarbij ervan uit werd gegaan dat mensen de toekomst kunnen voorspellen. Het is wetenschappelijk bewezen dat mensen de toekomst niet kunnen voorspellen, helaas maar waar. We hebben intuïtie, trends en ontwikkelingen waarbij we redelijk kunnen inschatten wat er in de toekomst ongeveer gaat gebeuren, maar dit zijn allemaal aannames. 

Groot strategisch risico

Het is een groot strategisch risico wanneer je een plan maakt op basis van aannames. Dit wil niet zeggen dat je geen toekomstplannen kunt maken. Het is juist goed om richting, doelen en plannen te hebben, maar zie dit niet aan voor de waarheid. Houd je niet krampachtig aan je plan vast en sta open voor aanpassingen. Hier een metafoor om je een beter beeld te geven: 

Het is goed om plannen te maken, maar je kunt niet de toekomst voorspellen.

De agile mindset

Je kunt ook prima een businesscase maken, maar hoe jij ermee omgaat is bepalend voor het succes. Wees je bewust dat de businesscase richting geeft, maar nooit helemaal uitkomt. Spreek dat uit naar elkaar, want dan ga je er ook op die manier mee om. Zeg er duidelijk bij dat het een aanname is en niet de harde waarheid. Dan heb je de agile mindset.  

Valkuilen van agile werken

Je kunt heel makkelijk de plank misslaan bij agile werken. Organisaties die graag iets met klantgerichtheid willen doen gaan vaak Lean werken en alle verspilling weghalen. Bij Lean gaat het namelijk niet om besparen of bezuinigen, maar daar wordt het wel vaak voor ingezet. Het draait bij Lean om hoe je je middelen optimaal benut waardoor je zo waardevol mogelijk wordt voor de klant. Alles wat daar niet aan bijdraagt wordt als een soort verspilling gezien. Die verspilling gooi je niet weg, maar je gaat kijken waar je in de keten meer waarde kunt toevoegen (waardecreatie). Dan pas word je een Lean organisatie. Het kan maar zo zijn dat je dan meer geld uitgeeft dan daarvoor, maar het geld wordt beter besteed.

Stromingen binnen Lean

Je hebt allerlei stromingen binnen Lean. Lean Six Sigma is voor voorspelbare productieprocessen. Met onvoorspelbare productieprocessen kom je uit bij Lean Agile. Er is ook een derde pijler: transparantie. Een organisatie die zich op basis van de helft van de data gaat aanpassen, loopt nog steeds het risico om tijd en geld te verspillen. 

Omgeving speelt een belangrijke rol

Agile eenheden willen daarom graag transparant samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld scrum als een soort spelregels geven, maar als de omgeving dat niet toelaat – omdat die nog hiërarchisch en controlerend is – dan is er niet de ruimte om op die manier te werken. De omgeving speelt dus een belangrijke rol. Je wordt niet succesvol door je alleen aan de spelregels te houden. Je hebt een de agile mindset nodig en dit moet de omgeving toelaten. Als manager wil je dus een omgeving creëren wordt uitgegaan van de waarheid. 

Empirisch denken

Bij empirisch denken haal je kennis uit ervaring, wat een belangrijk onderdeel is bij agile denken.  

Plannen volgen is niet veilig

Deze manier van denken vereist ook iets van medewerkers. Veel mensen vinden het fijn om takenlijstjes te krijgen om uit te voeren, niet iedereen wilt zelf nadenken. Sterker nog: het is niet zozeer dat millenials beter agile kunnen werken dan 60-plus’ers, het hangt af van de persoon. Sommige mensen vinden het fijn om de toekomst te voorspellen en plannen te volgen omdat het veilig voelt. Maar juist in een snel veranderende wereld waarbij je constant moet innoveren en aanpassen om relevant te blijven is het niet veilig om plannen te volgen. 

Bewustwording in de organisatie 

Hoe breng je dat over op je medewerkers? Mensen gaan niet anders denken omdat iemand zegt dat ze anders moeten denken. Ze gaan pas anders denken als zij dat zelf willen. Het begint bij een stukje bewustwording (awareness fase). Ga dus in gesprek met je medewerkers. Creëer de bewustwording dat wat de organisatie altijd al deed, uit een tijd komt waarin de levenscyclus van diensten en producten nog lang was. Toen had je de tijd om te vernieuwen en aan te passen, maar tegenwoordig hebben we die tijd niet. Als je je daarvan bewust bent, ga je ook anders om met dingen.  

Business agility

Agile werken is niet voor elke organisatie weggelegd. Deze manier van werken is voor als organisaties willen meebewegen, willen vernieuwen en aanpassen. Er moet sprake zijn van business agility (bedrijfsflexibiliteit). Met alleen scrum kom je er niet. Als de agile mindset er is, kunnen methoden zoals scrum worden ingezet die ondersteunend zijn aan het agile werken, en niet andersom. Je zult wendbaar moeten zijn en gedisciplineerd moeten samenwerken met elkaar. Het eerste wat je doet is empirische data ophalen. Die data vertelt je hoe je van een idee iets briljants kunt maken.  

Data en opinies verzamelen

Hoe haal je die empirische data op? Veel bedrijven doen survey’s of interviews met hun klanten, maar dit is niet de manier om betrouwbare en realistische data op te halen. Wat mensen zeggen is ander dan wat ze daadwerkelijk doen. Voorbeeld: als je iemand in een survey vraagt of ze wel eens afval op straat gooien zeggen ze vaak nee, terwijl ze dit in de praktijk wel eens doen. In een interview geeft men vaak een sociaal wenselijk antwoord, maar dit zegt eigenlijk niets over wat mensen nou écht doen en vinden. 

Experimenteren

Als je echt wilt leren wat klanten vinden en doen, zul je moeten observeren. Dit kan door kleine experimentjes te doen waarbij je dingen gaat uitproberen met klanten. Die experimentjes kosten weinig tijd en budget, maar je kunt wel de opinie of aanname valideren. Als iets totaal geen waarde levert, kun je dat het beste zo snel mogelijk ontdekken. Zo heb je nog genoeg tijd en budget over om te ontdekken wat wél waarde levert. 

Empirisch gevalideerd leren

We kunnen de toekomst dus niet voorspellen, maar er zijn wel bepaalde trends en ontwikkelingen in agile werken binnen organisaties. De term agile werken kan gevoelig liggen. Er zijn namelijk organisaties die in hun ogen geprobeerd hebben agile te werken, maar dit niet goed hebben aangepakt. Als de agile aanpak dan niet slaagt kan als deze term gevoelig ligt, gebruik dan de term empirical validated learning (empirisch gevalideerd leren). Dat staat voor een lerende organisatie die zich laat leiden door empirische data. Wie kan daar nou op tegen zijn?