Zo schrijf je een intern communicatieplan

Er zijn talloze stappenplannen en beschrijvingen voor marketing- en communicatieplannen. Maar een plan en strategie voor het communiceren met eigen collega’s mag niet worden vergeten.

Goede interne communicatie zorgt voor betrokken medewerkers en kan het verschil maken voor het succes van je organisatie. Het is belangrijk dat je collega’s weten waar je organisatie voor staat, wat er speelt en wat er van ze verwacht wordt. Daarnaast speelt interne communicatie een grote rol in tijden van crisis en verandering.

KLAAR VOOR DE START…

Voor de start is het belangrijk om eerst de volgende zaken duidelijk te hebben: aanleiding en stakeholders. De aanleiding geeft sturing aan je onderzoek. Wat heeft er toe geleid dat jij dit plan gaat schrijven? Vanuit de aanleiding kun je kijken naar de stakeholders van je plan. Wie gaat het plan lezen en gebruiken? Zijn dit alle collega’s binnen de communicatie afdeling of juist een hele andere afdeling? Een helder beeld helpt je bij het schrijven van het plan.

Wees er bewust van dat iedereen informatie op zijn of haar eigen manier absorbeert. Elke lezer zal opzoek gaan naar de input die voor hem/haar van belang is. Het helpt om te denken in persona’s: Welke groepen collega’s zijn er binnen jouw organisatie? Wat moeten zij uit het plan halen? En hoe nemen zij de informatie tot zich?

DE KERN VAN EEN INTERN COMMUNICATIEPLAN

De kern van een intern communicatieplan is terug te brengen tot de volgende drie onderdelen:

• Huidige situatie
• Strategie
• Aanpak

WAAR STAAN WE NU?

Je plan start bij de huidige situatie. Waar staat jouw organisatie op dit moment? Om een goed beeld te schetsen kan je de volgende onderdelen opnemen in je plan:

• Hoe gaat het nu in de organisatie?
• Organisatiedoelen: welke doelstellingen wil je bereiken met de interne communicatiestrategie?
• Wat gebeurt er als je niks doet? Om een goed beeld van de huidige situatie en het probleem te schetsen kan het waardevol zijn om deze situatie te beschrijven.
• Waar wil je naar toe en welke doelen horen daarbij?

STRATEGIE

De strategie is misschien wel de kern van je plan. Het is de basis voor de transitie van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Daarbij kun je het volgende in je plan toelichten:

• Hoe is de strategie tot stand gekomen, wat is de achtergrond en wie waren daarbij betrokken?
• Waarom is deze strategie een goede oplossing? Collega’s zullen wellicht eigen ideeën en alternatieven bedenken. Het is daarom goed om al in het plan een toelichting en onderbouwing te geven.
• Doelstellingen en KPI’s: de KPI’s laten tussentijds de voortgang zien en geven ook het eindpunt van het plan aan. Hoe meet je de successen en tussenliggende stappen? Deze meetpunten geven collega’s houvast.
• De partijen die betrokken zijn bij het succesvol uitrollen van de strategie. Wie heeft welke rol?
• De roadmap voor het optimaliseren van de strategie.

AANPAK

Als je de strategie duidelijk en concreet hebt toegelicht kom je aan bij de volgende fase. De aanpak, hoe ga je je doelen behalen? In dit onderdeel moet het duidelijk worden wat er concreet van wie wordt verwacht. Neem hier in mee:

• Tijdplanning: geef een duidelijk en overzichtelijk beeld van de tijdspanne van het plan. Maak daarbij ook onderscheid in tussenliggende fases. Wanneer verwacht je welke fase af te ronden?
• Van wie wordt wat verwacht?
• Waar kunnen de stakeholders de belangrijkste informatie terugvinden? Denk erover na welke kanalen je hiervoor kunt inzetten.
• Interne communicatie rondom het plan en de doelen. Wanneer en hoe houd je anderen (of collega’s) op de hoogte van de voortgang.

Je kan er ook voor kiezen om op een agile manier aan de slag te gaan. Hierbij transformeert je aanpak mee met de veranderende omstandigheden.

Denk net als een marketeer in persona’s: Welke collega’s lezen jouw plan? En wat moeten zij uit het plan halen?

OPTIMALISATIE VAN JE PLAN

Als je de bovenstaande punten hebt uitgewerkt, ben je er nog niet. Het is belangrijk om de inhoud te vertalen naar een verhaallijn. Een goed en leesbaar plan heeft een duidelijke structuur en bevat meer dan alleen de kernboodschap.

Dit zijn de elementen die jouw plan een succes maken:

• Een titel die aansluit bij de doelstelling van je plan.
• Een korte samenvatting: daar kun je in meenemen wat de reden was voor het schrijven van het plan, de oplossing op hoofdlijnen en een overzicht van de doelstellingen.
• Zorg voor een aantal duidelijke kernboodschappen in de verhaallijn. Om te zorgen dat de kernboodschappen beter en langer worden onthouden kan je deze duidelijk & visueel weergeven (en via verschillende media communiceren).
• Het format: Wat past het best bij de cultuur van jouw organisatie? Word, PowerPoint of een ander format, zorg dat het plan niet te lang is. Hoe korter, hoe groter de kans is dat jouw plan gelezen wordt.
• Infographics, afbeeldingen en video’s 
• Een intern communicatieplan wordt vaak vanuit management geschreven. Wil je een groot draagvlak creëren voor je plan? Dan is het aan te raden om collega’s (ook buiten de communicatie-afdeling) erbij te betrekken. Dit vergroot de kans op succes.  
• Schrijf vanuit de lezer, van mens tot mens, houd de teksten eenvoudig, vermijd jargon

AF!

Hopelijk heeft dit artikel je een goed beeld gegeven welke onderdelen jij kan gebruiken voor je interne communicatieplan. We wensen je veel succes bij het schrijven van je plan en bij de uitvoering.

Dit artikel is gebaseerd op een eerder verschenen artikel op Bijgespijkerd.nl