3 essentiële stappen voor een data driven organisatiecultuur

Hoe organiseer je data gedreven werken? Hoe organiseer je de medewerkers die met data werken? Kortom, hoe zorg je voor een data driven organisatiestructuur?

De meningen over de relatie tussen strategie en organisatiestructuur zijn nogal verdeeld. Van strategie naar organisatie: organisatiestructuur volgt strategie… of andersom? Dat strategie nodig is, geldt zeker ook voor de inzet van data. Door het opstellen van een datastrategie stel je vast waar je met data en analytics de bedrijfsdoelen beter invult. Vervolgens bepaal je hoe je de strategie gaat implementeren. Oftewel, hoe vertaalt de visie en richting zich naar de verschillende organisatie aspecten, van mens tot middelen? Hierbij is de organisatiestructuur een sterk succesbepalende factor.

De organisatiestructuur moet kloppen om succesvol aan de slag te gaan met data op alle niveaus. Van strategische waarde creëren met data tot data als regisseur van keuzes. Voor de inrichting van data gedreven werken is er behoefte om helderheid te krijgen over:

• Wat voor mensen heb je nodig? Welke rollen en competenties heb je nodig in een data & analyse team? En hoeveel medewerkers per competentie heb je nodig.
• Welke plek heeft het in de organisatie? Waar vallen de analyserollen onder, organiseren we dit centraal of decentraal. En hoe stuur je op inzet en capaciteit en borg je bovendien een goede samenwerking met IT en Business afdelingen?
• Hoe zorg ik daarmee voor betrokken en bevlogen medewerkers, die zich maximaal ontwikkelen? Dus hoe bundel en ontwikkel je competenties optimaal: waar gaan de rollen en competenties elkaar vinden, inspireren en versterken en hoe ga je de mensen met deze kwaliteiten optimaal boeien en binden.

In drie stappen naar een organisatiestructuur

1. Vaststellen benodigde competenties, rollen en personen

Stap 1 is het vaststellen van de benodigde competenties en deze vertalen naar benodigde rollen/personen. Het onderscheiden en benoemen van rollen en competenties helpt om scherp te krijgen wat je nodig hebt en wat je nu al in huis hebt. Het vormt daarmee het eerste deel van de puzzel naar de inrichting van de organisatie.

Cmotions gebruikt vaak lego poppetjes om de rollen te visualiseren. ‘Een mooie metafoor voor het bouwen aan een organisatie. Bij grotere organisaties krijg je de vraag hoeveel van welke poppetjes je nodig hebt. Bij kleine organisaties schrikt men vaak van het aantal poppetjes. Wat helpt is dat het hier gaat om rollen, waarbij het voor kleinere organisaties best zo kan zijn dat medewerkers meerdere rollen invullen.’

Diverse rollen bij een data driven organisatie

• Business expert (past data toe in visie- en planvorming en dagelijkse werkzaamheden)
• Data analist (actionable advies gebaseerd op inzichten uit data)
• Web analist (Optimalisatie van online kanalen en campagnes)
• Data scientist (innovatieve inzichten en data applicaties)
• Data engineer (effectieve data integratie en opslag)
• Data marketeer (relevante 1-op-1 omnichannel klantinteracties)
• Marktonderzoeker (brengt de markt en de klant in kaart)
• BI specialist (in control met heldere management informatie)
• Data Steward (data op orde, hoge datakwaliteit en duidelijke definities)
• Data tester (kritisch en objectief proces naar betrouwbare oplossingen)

2. Uitwerken mogelijke structuren

Stap 2 is het bepalen van de mogelijke organisatie varianten. In deze stap bepaal je de meest voor de hand liggende organisatie varianten. Hoe deze stap eruit ziet, is afhankelijk van de omvang van de organisatie. Heb je het over een bedrijf met vijftig man in dienst en met twee analisten of een internationale speler met honderden mensen in het datadomein…

Verken de varianten en werk ze uit. ‘Wat doen we centraal en wat doen we decentraal, wie stuurt wat aan, hoe werken afdelingen samen en zo meer.’ Beperk je in deze fase tot bij voorkeur maximaal drie varianten.

3. Keuzes maken

De derde stap is het op een gestructureerde manier uitwerken van keuzes…en deze ook maken! Als je scherp hebt wat je nodig hebt en hoe je dit kan organiseren, kom je aan bij het maken van keuzes. Maak deze zo objectief mogelijk. Het gaat immers om mensen, hun werkplezier, hun binding met het bedrijf, maar ook efficiency en het behalen van doelen.

Het maken van deze keuzes is dus niet iets om vanuit de onderbuik of op basis van wie het hardste schreeuwt te doen. Om de keuze transparant te maken, kan je eerst keuzecriteria uitwerken. Hierbij kijk je naar objectieve zaken als aantal betrokken medewerkers en het oplossen van concrete knelpunten. Als er overeenstemming is over de criteria, bepaal je vervolgens het gewicht en de scores van de organisatie varianten. Door elke organisatie variant te scoren op een criterium ontstaat uiteindelijk een winnaar! Het krachtige van deze aanpak is dat door de getrapte aanpak je telkens consensus krijgt over delen van de vraag en niet direct discussie over de eindoplossing. De meest passende inrichting volgt dan uit de optelsom.

Aan de slag

Of structuur nou volgt uit strategie of andersom blijft een interessante vraag, maar val vooral niet in de valkuil om daarin te blijven hangen en een variant uit te willen denken die voor iedereen past. Maak keuzes voor een inrichting die het beste scoort op dat moment en durf te handelen, is dan het beste devies.

Dit artikel is geschreven door Peter Reddering van Cmotions.